Une quarantaine de lignes en France contre une quinzaine en Allemagne… Le bulletin de paie hexagonal bat depuis de nombreuses années des records d’illisibilité ! Pour mettre fin à cette complexité, le gouvernement a, dans le cadre du choc de simplification, décidé d’imposer un bulletin de paie simplifié à l’ensemble des entreprises d’ici à 2018.
Si le bulletin de paie est devenu au fil du temps de plus en plus complexe à comprendre pour les salariés, ces derniers y restent néanmoins attachés. Comment simplifier le travail des gestionnaires de paie et faire accepter au mieux ce nouveau modèle auprès des collaborateurs de l’entreprise ? Tour d’horizon des bonnes pratiques…

1.       Etablir un état des lieux général
« Il est important pour les entreprises de rappeler le cadre du dispositif global de simplification dans lequel entre cette clarification du bulletin de paie », déclare Olivier Vivat, associé expert RH et SIRH au sein du cabinet Althea. Ainsi, la DSN, le bulletin de paie simplifié et bientôt le prélèvement des impôts à la source entrent tous dans ce contexte global de simplification et s’appuient sur des dispositions légales qui vont avoir des impacts sociaux, des impacts applicatifs, mais aussi des impacts sur les processus métiers.

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2.     Anticiper
« Les entreprises concernées par la première date butoir ne doivent pas attendre le 31 décembre 2016 en s’imaginant n’avoir simplement qu’à appuyer sur un bouton pour éditer la nouvelle maquette du bulletin de paie. Elles doivent anticiper », prévient Agnès Pasquier, directrice du pôle conseils et formation de Cegedim SRH. Et de conseiller : « Il est important  de se mettre en mode projet avec une équipe dédiée et des référents pour pouvoir anticiper et préparer la transition, mais également staffer en interne les métiers qui seront certainement très sollicités par les collaborateurs ».

ARKEMA, Acteur majeur de la chimie de spécialités s’est porté volontaire dans la phase « pilote » avec 10 autres entreprises françaises pour mettre en place dès 2016 le bulletin clarifié. Arkema a choisi d’utiliser la vidéo pédagogique Interactive TOOLEARN pour expliquer à ses collaborateurs français les principaux changements du bulletin de paye clarifié. »

3.     Contacter son éditeur
Les entreprises doivent très rapidement contacter leur éditeur de logiciels afin de vérifier si ces derniers sont ou non opérationnels. « Quand est-ce que l’entreprise pourra éditer ces nouveaux bulletins de paie ? », « Quels sont les prérequis du logiciel ? », « Quels seront les paramétrages à mettre en place ? », « Sera-t-il techniquement possible de sortir les premiers mois la nouvelle et l’ancienne version du bulletin de paie »… Autant de questions cruciales à poser selon Elodie Tabel Diffaza, responsable Gestion sociale chez In Extenso.

4.     Adapter sa communication
« Il est essentiel de mettre en place une conduite du changement très en amont du projet afin de préparer les salariés au nouveau format de ce bulletin, mais pas uniquement. Il faudra également impliquer les gestionnaires de paie, les responsables paie, les DRH, sans oublier les syndicats », indique L’Azize Hebbouche, directeur associé au sein de Calexa Group. Avec certains éditeurs,  des entreprises risquent de devoir investir sur des outils de contrôle supplémentaires car ils n’auront plus accès à leur ancien bulletin. « Cette conduite du changement va donc devoir se faire également dans la négociation », précise L’Azize Hebbouche.

5.     Remettre à plat les processus
Pour Olivier Vivat, « il faut profiter de la mise en place de ce projet pour avoir en parallèle une réflexion sur la maîtrise globale de la paie au-delà du simple bulletin », conseillant ainsi, par exemple, au travers d’un livre blanc, de faire un état des lieux et de procéder à un dépoussiérage de la réglementaire de paie. « Les entreprises ne doivent pas hésiter à profiter de la simplification du bulletin de paie pour passer le cap de la dématérialisation », ajoute, pour sa part, L’Azize Hebbouche. L’intérêt ? « Un gain de temps, mais aussi d’argent, puisque les entreprises n’auront qu’une seule conduite du changement à mettre en place au lieu de deux. »

Sources : http://exclusiverh.com/dossiers//tout-savoir-sur-le-bulletin-de-paie-simplifie.htm