Alors que les processus RH se complexifient, les entreprises cherchent dans le même temps à se doter d’organisations du travail plus souples.
Parmi les axes privilégiés : une meilleure circulation des informations et davantage de collaboration entre les services RH et les managers/salariés. Dans ce cadre, les portails collaboratifs s’imposent comme les intranets « nouvelle génération ».

La digitalisation des processus RH suppose pour l’entreprise de transformer ses modes de fonctionnement. De la dématérialisation des documents aux annuaires d’entreprises, de la possibilité de gérer ses congés à l’animation des entretiens professionnels : la mise en place d’outils RH permet de gagner en agilité et de casser les silos.

Des infos réellement disponibles

La mise en place d’un portail collaboratif est forcément le résultat d’un travail en profondeur sur son information RH. Non seulement il s’agit de parfaitement la maîtriser mais également de « prendre conscience que la mise à disposition de ces données est complexe et sensible » souligne Morgan Argondicco, responsable d’offre RH chez Sigma Informatique. Généralement disponibles « on demand », les portails collaboratifs se composent comme des bouquets et on peut choisir ses services : comptabilité, paie, facturation, bourses d’emploi, gestion des absences…
Lorsqu’on bascule dans un cet environnement numérique, les équipes RH proposent en fait aux managers et salariés un nouveau rapport à l’information. Ceux-ci peuvent mettre à jour leurs informations, sans délai, en évitant les risques d’erreurs ou de saisies multiples.  Le ciblage est aussi un avantage non négligeable, les services RH devant régulièrement diffuser des informations spécifiques. Ils peuvent ainsi éviter de noyer les collaborateurs sous des requêtes mal adaptées. Parce que les profils des managers/collaborateurs sont correctement actualisés, il est possible de solliciter les personnes en fonction de leurs caractéristiques propres.

Le portail doit d’abord séduire le salarié

Pour favoriser l’adoption d’un portail collaboratif par tous les acteurs de l’entreprise, il est nécessaire de créer les conditions pour multiplier les contacts et les échanges. Chacun doit pouvoir maîtriser ses données, participer et interagir. Par exemple, les entretiens professionnels. Moment important dans la vie du collaborateur, ce dernier a besoin de consulter l’historique des entretiens mais aussi d’avoir une vision claire quant au suivi des objectifs.

La réussite d’un portail collaboratif tient également dans son animation. Même si les informations sont réglementaires et touchent directement à la vie de l’employé, il s’agit dans une certaine mesure de les rendre plus accessibles et plus engageantes.
En effet, si le portail crée naturellement de la proximité, la communication doit reposer sur un éditorial plus chaleureux. Il est important d’éviter les langages de spécialistes et de démocratiser les informations techniques. C’est souvent la seule manière pour que les collaborateurs consultent des ressources documentaires sur la paie ou l’administratif…

Enfin, la réussite d’un portail collaboratif tient également à son design et à son ergonomie. Il doit pouvoir reproduire un environnement similaire à des réseaux tels que Facebook, Twitter, LinkedIn… Aujourd’hui, les collaborateurs sont habitués à disposer d’interfaces agréables et intuitives.

Auteur :  Romain Giry – Source : http://www.focusrh.com/logiciels-rh/erpsirh/organisation-du-travail-ce-que-changent-les-portails-collaboratifs-rh-28623.html